一、NOTES系統為本校重要文書處理系統，為使同仁對未處理案件採積極態度，系統於案件催辦達3、5、7次時，產生「多次催辦(或提示)案件瞭解及處理提報表」，由校長室幕僚交辦或跟催各單位多次催辦專人（https://president.cgu.edu.tw/p/405-1003-37176,c7135.php?Lang=zh-tw）了解並處理遭催辦之案件。
二、「多次催辦(或提示)案件瞭解及處理提報表」之催辦項目分為兩類，其一為電腦化作業表單催辦；其二為各項作業未完成之提示。近來有同仁收到作業未完成之提示，誤認為將通知單呈核即銷案，以致未將通知單所提示之作業確實完成，造成7次催辦，而提交檢討報告。
三、為增進多次催辦處理效率，並避免誤解催辦項目造成催辦次數累積，本室製作催辦項目及處理方式簡報（如附件），請各NOTES使用者及單位多次催辦窗口詳閱簡報，以在第一時間正確地處理催辦案件。
四、為確保文書作業順暢，請同仁提高對催辦通知之敏感度，當收到案件催辦時，務必確實了解催辦原因，並進行相對應之處理。